APAIE2014 (韓国 ソウル)

報告:APAIE2014 第9回年次大会 参加報告(東洋大学)

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今回は、東洋大学様に、
出展の報告書を執筆していただきました。

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◆Study in Japan ブース出展参加報告◆
開催期間:2014年3月18日(火)~3月20日(木)
場所:aT Center, 韓国・ソウル市


参加の背景


本学は文部科学省「グローバル人材育成推進事業」において国際地域学部が「タイプB(特色型)」に採択され、グローバル化の推進に取り組んでいる。本学国際センターは毎年、NAFSA、EAIEやJASSO主催の留学フェアなどに参加をしていたが、更にネットワークを広げるため、2012年度よりアジアの大学を中心に参加大学が構成されているAPAIE(http://www.apaie.org/)年次大会にも参加を開始した。今年度は、APAIE第9回年次大会(2014年3月18日(火)~3月20日(木))へ参加したが、事前の準備や実際に参加した感想を報告する。

APAIE年次大会への参加にあたり、本学が目標として挙げていたことは、以下の2点である。
(1)既存の協定校との直接ミーティングをすることで繋がりを深める。
(2)新規でコラボレーションが可能である大学、まだは協定を結ぶことができる大学を探し、可能であれば交渉を始める。

このうち、強調したかったのは(1)である。筆者は国際交流関係の業務に就いてから日が浅く、各協定校の担当者と直接顔を合わせていない方も多かったため、今後の連携をスムーズに進めるために、できるだけ多くの協定校関係者と会うことを目標としていた。特に、今回のAPAIE年次大会は開催地が韓国であったため、韓国の協定校との連携強化を念頭において、事前の準備を進めることとした。また本学では、教員2名と職員1名の3名で参加した。


APAIE年次大会参加の主なメリット


APAIEはアジア太平洋地域の国際教育交流団体であり、特にアジア圏の交流校との結びつきを強めることができる。また、年次大会では広く世界中から参加者が集まるため(今年度は約1,200人)、アジア太平洋地域以外の教育団体とも交流できることがメリットである。

これは他のカンファレンスとも同様であるが、各協定校の担当者と顔を合わせて話すことができる数少ない機会であるため、積極的に参加をしたほうがよい。メールや電話だけでなく、直接話すことによって、問題が解決し、事態が進展することにもつながる。また、担当者間での連携や懇親を深めておくことは、その後の国際交流業務を円滑に進めるためには必須条件となる。そのような貴重な機会を有効に活用するために、事前に各大学担当者と面会のアポイントを取っておくことが重要である。


申請から出展までの流れ


<出願手続きと出願料の支払いについて>
「Study in Japan」全体として申し込みをしたため、参加申請はJAFSAを通じて行った。そのため、申込自体は簡単に終了させることができた。参加費用は申込金を事前に支払い、終了後に申込金を除く経費を精算で支払う形となり、スムーズに行うことができたと思う。ただしこれとは別に、APAIEに直接参加費用を支払わなければならず、そのためにAPAIEのサイトでアカウントを作成しなければならない。JAFSAからもリマインドの連絡をいただけるが、自身でAPAIEのWebサイトをよく確認しておくことが重要である。特に、支払いについては早めに申込をすればEarly Bird期間で多少参加費が安くなるため、早めに登録を済ませておくとよい。
同時に、出展団体紹介用のWeb掲載ページを完了させる。これは、JAFSAのWebサイトに公開されるだけでなく、APAIE期間中の「Study in Japan」主催レセプションで大学紹介用のチラシとしても使用されるものとなる。

<資料の送付や宿泊先の予定について>
今回、資料の送付について希望する場合は、JAFSAを通じての送付だったため、期日までに該当資料を送付をすればよかった。今年度の場合、2月12日に案内メールを受領し、2月20日までに発送指示書受付、2月26日までに荷物を指定業者に送付というスケジュールだった(本学は業者を利用せず、資料は持参した)。しかし、後述するように資料が当日の時間通りに届かないというアクシデントもあったため、必要書類のうち、一部だけでも自身で持っていくようなリスクヘッジが必要であると感じた。ホテルについても、後にAPAIEからホテル宿泊について連絡がくるが、事前に動いておかなければ部屋が満室になってしまうことが予想されるので、とにかく早めに動くことが重要である。

<事前の準備について>
出発前にやっておくべきことは、参加者へ面会のアポイントを取ることである。本学は、新規協定校の開拓もさることながら、既存協定校との結びつきを深めることが重要であると考えていたため、韓国の協定校を中心にアポイントを取ることとした。何よりも、協定校の担当者と直接話をすることができるチャンスであるので、新規の開拓と並んで必ず行っておくべきことであると思う。


現地到着後、ブース出展


<Pre-Conference Workshopと大学訪問ツアーについて>
1日目はPre-Conference Workshopと大学訪問ツアーが企画されていた。本学は職員1名が参加した。大学訪問ツアーはソウル市内の大学を訪問するというもので、梨花女子大学校を訪問した。訪問先では大学の施設案内ツアーとレセプションが組まれており、参加者同士でコミュニケーションが取れるようになっていた。Pre-Conference Workshopと大学訪問ツアーは参加必須ではないが、参加者同士のコミュニケーションを取れるだけではなく、韓国の大学施設を訪問できるチャンスであるため、積極的に参加を検討したほうがよいと感じた。


Study in Japan ブース

<APAIE年次大会全体的な事項>
「Study in Japan」ブースは全体で赤富士テーブルクロスを使用したが、これは統一感を出すために有効であったと感じた。
事前に手配されていた荷物がスケジュールどおりにブースへ届かないというアクシデントがあった。このため、いくつかの大学は配布する資料が間に合わないところもあった。本学は業者による輸送を使わず、資料を持参したため、特に困ったことはなかったが、万が一の場合に備え、一部だけでも資料を持参する必要があるように感じた。


ブース内でのミーティングの様子

事前にアポイントを取った方とはブースの中で話をする形となった。ブース内は他の大学と共有だったが、各自で話をするには十分なスペースが確保されていたため、リラックスして臨むことができた。それ以外でも「Study in Japan」ブースは1つの展示スペースに他の参加校も一緒に入っており、日本からの参加校同士で各自のノウハウや国際交流の状況についても話し合うことができたため、大変有益だった。


各大学が持ち寄った日本のお菓子

「Study in Japan」ブースでは、17日に合同でレセプションを実施した。各自が事前に連絡があったとおり、日本のお菓子を持ち寄り、周りの参加者に自由にブースに来て話をしてもらうというもので、多くの方にお越しいただいた。本学は購入したお菓子を持参したが、大学独自ブランドのお菓子を持参されているところもあり、宣伝という観点から参考になった。


初参加の方にとって重要なこと


何よりも、事前にしっかりと準備をしておくことが重要である。ブースにアポイントなしでの来客も多かったが、やはり事前にアポイントを取った人と話をするほうがより効率的である。また、基本的には開催国の大学とアポイントを取ったほうが、より多くの大学と話ができる。仮に新規の協定校を探す場合においても、開催国の大学を狙って集中的にアポイントをとったほうが、より実りのあるミーティングができるように思う。


総括


筆者自身はカンファレンスに参加することが初めてであったため、得るものも多かった半面、反省点も多い結果となった。事前にアポイントを取る際に、韓国の既存協定校だけでなく、APAIEのサイトを通じて、もっと多くの大学とアポイントを取るべきであった。これを次回以降の反省点として活かしていくようにしたい。

実際に参加して認識できたこととしては、担当者と直接顔を合わせ、話をする機会がいかに重要か、という点である。この経験を本学国際交流業務につなげることができるように、協定校同士、またJAFSA会員校同士でしっかりと取り組んでいきたい。


報告者:竹之内 弦(東洋大学)





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