EAIE2017(セビリヤ/スペイン)

報告:EAIE2017年次大会参加報告(京都大学)

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EAIE2017セビリヤ大会の「STUDY in JAPAN (日本合同ブース)」に出展した団体より、
「京都大学」様に、事前の準備や大会中の活動について、
報告書を執筆していただきました。出展の参考事例としてご覧ください。

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◆JAFSAブース出展参加報告 (京都大学)◆

開催期間:2017年9月12日(火)-15日(金) (展示は9/13-15)
会場:The Seville Conference and Exhibition Centre (FIBES)


1. はじめに


京都大学によるEAIEへの日本合同ブース出展は今回で5年連続となる。また、本学はEAIE以外の主要な国際教育交流フェア(NAFSA、APAIE)にも毎年参加している。今般、そのような長年の経験等も踏まえ、出展報告書を書く機会を頂いた。
本報告が、今後新たにブース出展を検討されるうえで一助になれば幸いである。


2. 参加目的


新規協定候補先との初顔合わせ

国際教育交流フェアへの参加目的は、新規協定校の開拓、既存協定校との情報交換および大学のプレゼンス向上等いくつか挙げることができる。なかでも、本学が重点を置く目的は新規協定校の開拓である。本学は、国際交流促進の基盤となる協定校数の増加を計画に掲げている。欧州における主要な大学が一同に会するEAIEはまさに当該計画を推し進める絶好の機会である。
もちろん、既存協定校との情報交換も重要な目的の一つであり、具体的なアジェンダがあれば、現地で直接面談して問題に対処している。また、欧州に拠点を有する本学にとっては拠点の紹介および拠点とのネットワーク構築も欠かせない目的といえよう(今回本学からは、国際関連の本部から職員3名および欧州拠点から職員2名の計5名で参加)。


3. 出展ブース形式


EAIEへの出展は昨年度までのシェアブース(一区画としてのテーブル使用を時間帯別等で共用)とは異なり、本年度はフルブース(一区画を専用)で出展した。海外大学との面談を、数多くかつ効率的に行なうためである。出展形式の変更に伴い費用負担は増す。しかし、フルブースの申し込みに伴い参加者登録料の無料枠が1名増えて2名となるため、費用増は見かけほど大きくはない。なお、シェアブースによる場合でも、下表のとおりメリットは大きく、またブース割当時間以外でも相手大学ブースで面談は可能である。これらを鑑みると、初めて出展しようとする大学にとって、シェアブースは十分に魅力的な出展形式と考える。


(参考)ブース出展形式と報告者による評価


  評 価 項 目  「STUDY in JAPAN
  (日本合同ブース)」

  シェアブース
「STUDY in JAPAN
 (日本合同ブース)」

  フルブース
  単 独 ブ ー ス 
1.出展費(含む無料枠分)相対的にやや安い相対的にやや高い 想定的に
やや高い~高い
2.出展準備作業負担比較的軽い(JAFSA取りまとめ)比較的軽い(JAFSA取りまとめ)やや重い
(直接申込み)
3.ブース利用度合い
 および大学宣伝効果
利用は全期間の半分。
レセプションあり。
ブースは好位置。
大会プログラムに合同
広告を掲載(大学名掲載)
利用は全期間。
レセプションあり。
ブースは好位置。
大会プログラムに合同
広告を掲載(大学名掲載)
利用は全期間。
装飾や使い方は
予算や人員体制に
合わせて調整可。
大学名がブース一覧に掲載

4.事前準備


京都大学参加メンバー間の打合せ

(1)出展諸準備
出展諸準備のうち、移動および宿泊に関しては参加者独自の手配となる。そのほかの多くの準備は、大会までのスケジュール管理から、個々の連絡および指示(資料の郵送、持参物の案内およびレセプション用意等)に至るまで、JAFSAによって行われるため、大船に乗った気持ちで大会を迎えることができる。

(2)面談準備
面談準備はさすがにJAFSAにお任せとはいかない。EAIEに限らず、面談の成否は事前準備によるといっても過言ではない。主たる目的の新規先との面談についていうと、準備は
  [a] 相手大学の選定(含む相手大学からの参加者が適任者か否かの確認)
  [b] 相手大学との面談日時の設定
  [c] 面談確定先に関する情報の収集整理
に分けることができる。
[a]は学内で候補先を選定するプロセスを経ており、労力を要するところである。
[b]については、フェア事務局からの参加者情報提示を受けて、速やかに動くことが肝要である。
[c]は丁寧な準備が欠かせない。具体的には、相手大学の一般的なプロフィールから始まり、相手先の国際交流情報および本学との各種接点にかかる情報等の準備である。


5.出展期間


(1)面談対応
一回の面談時間は一般に30分間とされる。EAIEのネットワーキング期間2日半のうち昼食、レセプション等の時間を除いた時間を30分単位で刻むと、計算上(休息等が一切ない場合)の面談可能件数は最大で35~40件。対して、本学による今回の面談件数は約20件。いわば、「面談30分間→休息30分間」を繰り返したともいえる。もっとも、休息の間に、本学ブーススタンドに立ち寄られた方々への応対も加わるため、非常に予定の詰まった大会であった。

(2)レセプション
期間中にStudy in JAPAN一体でのレセプションが1時間(準備・片付けを含むと計2時間)設けられた。このイベントは、スナックやドリンク(日本のお酒も)も用意されており、日本をアピールする良い機会となっている。出展者の立場からも、レセプションは協定の有無に関わらず、来訪された方々とカジュアルに話をできる場として有用であることから、幅広く招待を行った。事前の面談設定の段階で、単なる挨拶や紹介等になりそうな先は、レセプションでの顔合わせへと誘導したこと等もあり、全体的に上手く時間を利用できたと考えている。
レセプションはJAFSAおよび同協賛団体の支援による部分が大きく、合同ブースによる出展時の大きなメリットのひとつであろう。

(3)期間中に心がけたこと
出展の中心となる面談に関して、心がけた点が二点ある。一点目は、面談における時間管理の重要性である。時間が30分と短いこと、および海外担当者には話し好きな人が多いことから、先方のペースに任せるとあっという間にタイム・アップとなってしまう場合も生じうる。確認したい点は事前に洗い出しておき、時計をにらみつつ、適宜、話の主導権を取り戻すことが重要である。二点目は、面談前後における予習および復習である。話のポイントを事前に、そして先方要旨を事後に、学内の参加者間で共有することによって面談を一層有意義なものとすることができる。


協定校担当者と

クロージング・ランチョンにて(京都大学参加メンバー)


6.まとめ


今回も面談した新規協定候補先の多くから好感触を得られた。帰国後にさっそく話が進展した先もあり、十分な成果があがったフェアと評価できる。本学は、冒頭の記述どおり、主要な国際教育交流フェアに続けて出展している。コスト面での負担はあるものの、継続参加によって、直接面談する機会がより多く確保できた等のメリットを認識しているところである。
最後に、これまで出展実績のない大学の関係者も、目的を明確に定めたうえで参加すれば、必ずやそれに相応しい成果をあげることができると確信している。

       報告者:勝村 良裕(京都大学 国際教育支援室 国際教育アドミニストレーター)




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