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メーリングリストについて

メーリングリストについて

JAFSA では、会員の皆様の情報発信や事務局からの連絡を主な目的とした、会員専用「メーリングリスト」(以下、ML) を運営しています。こちらのご利用についてご説明いたします。

※ご利用にあたっては「メーリングリスト規約」への同意が必要です。必ずご一読ください。

I. 会員専用ML 2種 [jafsa-office] [jafsa-station] について

jafsa-office 受信メールの件名に[jafsa-office]と書かれています。
事務局からの各種お知らせ、JAFSA主催の研修・セミナーなどのイベントのご案内等を目的としています。事務局からの配信専用です。
jafsa-station 受信メールの件名に[jafsa-station (+自動付与の連番)] と書かれています。
国際教育交流に関する、各会員の活動情報案内を目的としています。「正会員」の皆様から発信(投稿)していただけます。(発信は団体正会員、個人正会員限定。投稿できる内容は「メーリングリスト規約」をご確認ください。賛助企業は事務局から配信します*)

*団体賛助会員(企業)からのご案内は、JAFSA事務局が内容を確認の上「SBP(ソーシャルビジネスパートナーズ)ニュース」として、[jafsa-station]に配信しています。
・プラチナ会員:「年度内10回まで」(月に1回程度)承ります。
・ゴールド会員:「年度内6回まで」(2ヶ月に1回程度)承ります。
・スタンダード会員:「年度内3回まで」(4ヶ月に1回程度)承ります。
※団体賛助会員(企業)で配信をご希望の際は、《 JAFSA事務局 》 (クリックでアドレス表示) へご連絡ください。
ご依頼いただいてから実際の配信まで、内容確認量にもよりますが、約1-3営業日かかります。また、配信日時のご指定は承っておりません。余裕をもったご依頼をお願い申し上げます。

II. [jafsa-station] への会員の方からの投稿(配信)について

多くの方が利用される大型MLの円滑な運営のため、お守りいただきたいルールもございます。以下ご確認の上、会員相互に有益な情報発信の場としてご活用ください。

II-a) [jafsa-station]に関する特性
  1. MLに自ら投稿できる会員は、団体正会員(大学、在日公館、教育関連機関)、個人正会員限定です。(団体賛助会員(企業)は、事務局が内容確認の上で配信いたします)
  2. [jafsa-station]は、賛助会員含めて全会員が登録されています。団体会員は一団体あたり複数の登録があります。[jafsa-station]に配信すると、この登録者全員に一斉に届きます。送る相手の選別はできません。
  3. 登録アドレス件数は約1,200件。団体会員の場合、部署・共有アドレスの登録で複数名の方が閲覧していることもあり、実際の読者は約4,000~5,000人と想定されます。
  4. 配信内容についての責任は発信者にあります。(JAFSAではありません)
II-b) [jafsa-station]へ配信できる内容例

【団体正会員】
(各種教育機関)
サンプルをご参照ください

II-c) [jafsa-station]への配信方法
MLアドレス
(送信先アドレス)
station●jafsa.org です。(配信の際、●を@に置き換えてください)
一般のメールのように、このアドレスに送信するだけで、登録者全員に配信されます。(発信者にも届きます。Gmailを除く*)
発信可能アドレス ML登録しているアドレスからのみ発信(投稿)可能です。
通常は「stationを受信しているアドレス=登録アドレス=発信可能アドレス」ですが、部署内の転送で別のアドレスで読んでいる、本アドレスとは別のエイリアスで読んでいる(大学のメールをGmailで見ている等)といった場合、登録本アドレスからのみ発信可能ですので、ご注意ください。
個人正会員の場合、代理配信不可ですので、会員ご本人からの発信をお願いいたします。
配信メール形式 「テキスト形式*」(プレーンなベタ打ち形式)のみ可能です。
文字修飾のあるHTML形式・リッチテキスト形式では配信できません。
(受け手の方のPC環境が様々であるのと、多くのスパムルメールはHTML形式・リッチテキスト形式で、スパムフィルターの意味もあります。登録者多数の大型MLのため、形式を絞っていることをご理解ください)
添付ファイル 添付不可となっています。添付内容は本文に落とし込んでいただくか、あるいはURLを記載してWEBサイトの方でご案内ください。
(大型ML運営のため、受け手のPC環境、サーバー負荷といった点から、形式をシンプルにしていることをご理解ください)
発信者の明記 発信内容の責任者として、必ず発信者について記載を入れてください。
イベント等で申し込みを伴なう場合「申込先、問合先」を明記してください。(時々誤ってJAFSA事務局へ問合せがくることがあります)
メール内容(長さなど) 多くの方が業務中にご覧になるメールです。内容は絞って簡潔におまとめください。長文だとなかなか読んでもらえないことがあります。
発信頻度 同一内容のご案内(セミナー開催のご案内など)は、多くても2週間に1回程度を目安にしてください。同じ内容を短期間に繰り返し送っても、注目度が却って薄れてしまいます。

*Gmailは、Gmail自体のシステムで、発信者ご本人には届きません。
配信できたかどうか確認したい場合、同一団体内で登録のある別の方が受信しているか、などでご対処ください。
*「テキスト形式」についてご不明な方は、このページ最後の《補足》をご覧ください。

III. [jafsa-office] [jafsa-station]に登録するアドレスの追加、変更、削除

ご入会時に入会申込書に記載されたアドレスで、[jafsa-office] [jafsa-station]の両MLに登録をしますが、後々の変更も可能です。
※所定の「登録変更書」を下記よりダウンロードし、ご記入の上 《 JAFSA事務局 》(クリックでアドレス表示)へメール添付にてお送りください。

※(団体会員の場合) 件数が多い時には、変更書を一枚ずつ書かずに、リスト形式でエクセル等でまとめて書いて送っていただいてもかまいません。
※登録希望アドレスは、[jafsa-office] [jafsa-station]の両MLに登録致します。どちらか片方のみの登録、あるいはMLごとに別々のアドレスで登録、ということは承っておりません。
※登録変更は、お申込み後数日かかる場合があります。(事務局繁忙期など、特に年度切り替え時の3-4月)

III-a) 団体会員(正会員、賛助企業)の登録アドレスについて
  1. 団体ドメインのアドレス限定です。(大学名、機関名、企業名がドメインに入っているもの)
  2. 一団体あたり登録できるアドレス件数は「10件」まで。大学の場合、年会費に応じてこれより多いこともあります。詳しくは「団体正会員大学:特典のご案内ページ」をご覧ください。
  3. 異動・退職などでの都度都度の変更を避けるため、各個人のアドレスではなく、なるべく「部署・担当共通アドレス」での登録にご協力ください。
  4. 登録アドレスの「追加・変更・解除」のご連絡は、各団体会員の「JAFSA担当者」の方より取りまとめてお願い致します。
  5. 国際関連部署以外の方でも、団体の構成員(教職員、社員)であれば登録可能です。団体内でどの方を登録するか、というご判断は「JAFSA担当者」の方にお願い致します。
  6. 現在どのような登録状況になっているか、は会員専用WEBサイト「マイページ」にてご確認いただけます。
    ※「マイページのログイン情報(ID,PW)」は、JAFSA担当者の方のみに、ご入会時および年会費のご請求時などにお知らせしています。ログイン情報がご不明な場合、JAFSA担当者の方より、《JAFSA事務局》 へお問合せください。
  7. 団体会員を退会される場合、登録されていたアドレスは退会手続き時にすべてJAFSAにて解除いたします。(登録者各自に個別の解除連絡は差し上げておりません)
III-b) 個人会員(正会員、賛助会員)の登録アドレスについて
  1. 個人名が入っている、個人が特定できるアドレス限定です。部署・団体代表など、複数名で受信していることが推測されるアドレスは登録できません。 (ML利用は個人会員ご本人限定となっています)
  2. 一個人会員あたり、登録できるアドレスは「一件」です。ご登録のアドレスは、ML利用のみでなく、事務局からの各種のご連絡(年会費のお支払い、総会開催のお知らせなど)にも使用いたします。確実に利用されている(必ずご覧になる)アドレスをご登録ください。
  3. 登録アドレスのドメインは、ご所属団体のものでも、個人のもの(Gmail, Yahoo,一般プロバイダーなど)でも、どちらでも構いません。携帯のアドレスは登録不可となっております。事務局からのお知らせは、添付ファイルを伴なうこともあるため、PCアドレスにてご登録ください。
  4. 登録変更のご連絡は必ず「会員ご本人様」よりお願い致します。代理申請は承っておりません。
  5. 事務局からのお知らせが確実に届くように、転居・ご転職などでアドレスが変更となった場合、すみやかにお知らせくださるようにお願い致します。
《補足》 メールの書式「テキスト形式」「HTML形式」(リッチテキスト形式)とは?

「テキスト形式」とは文字(テキスト)のみで構成されたメールです。文字修飾や画像の挿入はできません。
それに対して「HTML形式」(リッチテキスト形式)とは、文字のフォント・サイズ・色を変えたり、下線やハイライトを引いたり、画像の挿入などができる形式のメールです。
[jafsa-station]では、配信メールの容量をより軽くするため、また、スパムメール(HTML形式が使われることが多い)のML侵入を防ぐため、「テキスト形式」でのご投稿をお願いしております。
ご利用のメーラー(メールソフト)で、「テキスト形式」への変更方法が異なります。
以下に、OutllokとGmailの場合を掲示しますのでご参照ください。(画像はクリックすると拡大されます) より安全な配信のために、ご協力をお願い申し上げます。

(参考1) Outlookでの「テキスト形式」変更方法
(参考2) Gmailでの「テキスト形式」変更方法

※ご不明点は 《 JAFSA事務局(クリックでアドレス表示) へお問合せください。