EAIE2019の「STUDY in JAPANブース(日本合同ブース)」に出展した団体より、
神奈川大学様に、事前の準備や大会中の活動について、
報告書を執筆していただきました。出展の参考事例としてご覧ください。

◆STUDY in JAPANブース出展参加報告(神奈川大学)◆
開催期間:2019年9月24日(火)-27日(金) (展示は9月25日-27日)
場所: ヘルシンキ・フィンランド、
The Messukeskus Expo and Convention Centre

はじめに

神奈川大学では新規協定校開拓や既存協定校との打ち合わせの機会として、2016年イギリス・リバプール大会よりEAIEのSTUDY in JAPANブースに出展しており、今回で4回目となります。同様の目的のため、本学ではNAFSAについても毎年出展をしています。
今般、これまでの経験を含め、EAIEについて報告を行う機会を頂きました。今後出展を検討する方々の参考になれば幸いです。

出張者と出展目的

今回のEAIEでは以下3名の出張者にてブースの対応及び他国のブース訪問などの対応を行いました。
・副学長／国際センター所長1名（経済学部教授）
・国際センター事務職員2名（横浜キャンパス1名、湘南平塚キャンパス1名）

本学では2018年度よりフルブースでの出展としています。EAIEに出展する目的としては、主に新規協定校開拓や既存協定校との打ち合わせです。EAIEでは様々なセレモニーやセッションなども行われており、過去参加した経験もありますが、今回においてはブースでの活動を優先しました。
参加者同士のネットワークキングや欧州を中心とした国際教育の動向を知る上では、大変有益となるため、初めての参加者にはお勧めです。また、普段協定締結にかかわっていない職員のEAIE参加は、協定校がどのように開拓、締結され、海外の大学がどのようなニーズを持っているのかなど世界の現状を知る上で、大変有益であり研修的意味合いを持つと考えます。

事前準備

●出張手配、ブース準備
出張手配、ブース準備については予め担当のスタッフによりまとめて行われるため、出張者は出張日程の確認や送付資料の指示などを中心に行いました。
これまでにNAFSAやEAIEに参加した教職員の経験をもとに、各種資料用スタンドや名刺投入箱、大学の雰囲気のわかる写真などを用意し展示しました。

配布資料はできる限り軽量なものを中心として、詳細はウェブで確認してもらうようQRコード付きの名刺も併せて配布しました。
ミーティングを行った大学へ大学グッズを渡すようにしていましたが、他大学ではグッズやお菓子などをブースに配置している大学もあり集客につながっていたようであったので、今後参考にしたいと思います。

●ミーティング準備
EAIEでの新規協定校開拓に関しては事前準備が大変重要となります。プロセスとしては以下に分けることができると思います。

1. ターゲットエリアの確認と職員間の分担
本学ではこれまで協定を締結する機会に恵まれなかった国々（特に東欧や中央アジア）や学生からのニーズの多い英語圏といった地域をターゲットとし、事務職員2名の間で地域の分担をし、準備を行いました。

2. ミーティング先の選定
選定方法は主に2つに分けることができます。
A)については交渉の再開につながることが多いと感じました。B)についてはメッセージ送信先から返事が得られないことも多いですが、突然ブースを訪れるより事前のアポイントから成功につながることが多いと感じました。
– A) 過去NAFSAやEAIE等で情報交換をし、好感触を得ていたが、何らかの理由でその後保留になっていた大学に再度コンタクトを取る。
– B) EAIE参加者リストから、ターゲットとなる国、地域などで大学検索をし、本学との共通分野の有無で選定をし、申し入れのメッセージを送る。

3. ミーティング先との日時設定
こちらについては”Calendly”というアプリを使用し、先方とのやり取りを行いました。
各自都合の良い時間を選んで入力もらうことができるので、メールのやり取りを繰り返す必要がなく、またダブルブッキングなども防ぐことができます。
ただし、休憩時間などは予めブロックしておくなどの工夫が必要です。

4. ミーティング先の情報収集
ミーティング時間は通常30分単位と限られているため、情報交換のみで終わってしまうことも多々あるため、事前に情報収集を行い、要点をまとめておくことが重要です。
英語での開講科目や日本語学科、日本語コースの有無、日本国内の協定校の有無など重要な要素だと感じました。

出展期間

●ミーティング
3名の教職員で約70大学の国際交流関係者とミーティングを行い、有益な情報交換ができました。
うち約10大学は既存協定校や既に協定締結に向けた学内手続き中の大学であり、より詳しい情報交換や両大学間で抱えている課題の共有を行いました。

残り60大学については新規に面談を行った大学となります。そのうち、20～30大学とは協定へつながる情報交換ができ、今後、具体的なやり取りを行い、協定締結に向けた準備を行う予定です。

まとめと課題

前述のとおり、今回のEAIEブース出展を通じて一定の成果を得ることができました。また、多くの大学とのコンタクトを通じて、各国の事情、ニーズを感じることにより、明らかになった課題もあります。学内の制度、カリキュラムに因る課題も多いとは思いますが、比較的容易に取り組める課題もあるため、次回の出展までに取り組みたいと考えます。

●課題
1. 過去に交渉などを行った大学の情報のリスト化
2. 学内情報の英語化の拡充
3. 既存協定校との継続的かつ活発な交流への取り組み

報告者:中倉宏美/国際センター国際課長