EAIE2022「STUDY in JAPAN (日本合同ブース)」の出展団体より
『九州大学』様に、事前の準備や大会中の活動について
報告書を執筆いただきました。出展の参考事例としてご覧ください。

開催期間: 2022年9月13日(火) – 9月16日(金)
場所:  スペイン・バルセロナ、Fira Barcelona Gran Via

はじめに

筆者は、九州大学が設置する海外オフィスの１つである「ストックホルム・リエゾンオフィス」の担当職員としてストックホルム現地に常駐し業務を行っています。本学の欧州拠点として、スウェーデン国内のみならず欧州全体を管轄とし各国協定校等との交流の活発化に資する活動を行うことがオフィスの業務であり、このEAIE2022バルセロナ大会への参加も同オフィス業務の一環として担当しました。今回、筆者および国際担当副理事である教員の計２名が参加し、既存協定校とのキャッチアップに加え、新たなパートナーの開拓に向けたミーティングを、２日半に渡って実施しました。
以下、準備～当日の対応について順に報告し、最後に参加者としての所感を記載します。

出展準備

JAFSA事務局からの細やかな案内のおかげで各種準備はスムーズに対応できました。特に出張直前での最終連絡では、日本側出展関係者の緊急連絡先、バルセロナ現地でのコロナ対策に関する情報等、参加者の不安が減るようにサポートをいただき非常に有難かったです。ありがとうございました。
学内では、準備初期ではブースに置く資料等の選定、出展直前には、面会予定の大学に関する情報共有のためのミーティング（オンライン）を実施し、参加に備えました。各協定校との学生受入/派遣数の推移、シンポジウム実施等の研究交流の状況を参加者のみで全てを把握することは難しく、このように同僚等からの事前インプットは非常に有益でした。
EAIE参加者向けのプラットフォーム（参加者専用ウェブサイト）がオープンすると、会期中のミーティングのアポ取り等、多くのコンタクトが寄せられます。同じ大学から参加者が複数名いる場合（今回、本学は２名）、各人が別の大学からコンタクトを受けることもあるため、参加者どうしが密に状況を共有しておくことが重要だと感じました。

当日の対応

出展前日の夕方、現地で設営を実施しました。ブースに広報物、スモールギフト（本学は、大学設立111周年記念のオリジナルブレンドコーヒー（コーヒーバッグ）を配布）を並べ、翌日からの交流に備えます。
会期中（２日半）は、30分単位で事前に予約を調整したミーティングを実施。本学はシェアブース（２大学で、１日の中で交代してブース出展を行う）で出展し、２日半で約35大学とのミーティングを行いました。

既存の協定校とは、２日半という短期間に多くの大学と交換留学の現状等を相互確認でき、非常に効率良くキャッチアップできる機会でした。既存プログラムの改善点に関するヒアリングや新規プログラム等の素案に関する事前のニーズ調査といった、更に良好な関係構築に向けた意見交換も実施でき、貴重な機会でした。今回、協定校以外の大学（本学はフランス、トルコ等の大学から比較的多くのアポを受けました）とも知り合うことができ、これらの大学との会話により見えてくる事柄（例：本学が提供する英語プログラムの専門分野の偏り等）は、自らの大学を客観的に振り返ることのできる機会にもなります。
面会した大学とはスモールギフトの交換もあり、各大学がどのようなグッズを作っているか、大学のPRの仕方も学ぶことができて興味深かったです。

所感

１．配布資料等
他大学では、コンパクトな資料１種に絞ったり、USBメモリに格納した資料をスモールギフトとして配布したりといった工夫も見られました。ブースに設置できる資料の量は限られるため、あまり欲張らず厳選した資料で勝負するのがスマートかもしれません。資料を減らすことで、広報バナーやスモールギフト等を効果的に配置するレイアウトの余裕もできると思います。

２．会期中の時間の使い方
今回、アポは先方からのリクエストに応じる形をメインに調整しました。ただ、この機会を更に効果的に使うためには、「どの大学と優先的に会うのか、現地では何を協議・決定し、何を持ち帰るのか」といった『大学』の方針・対応を、関係者で十分に詰めておくのが望ましいと思います。１大学との面会時間は30分が基本単位となり、互いの自己紹介等を含めると本題に関してじっくり協議できる時間は多くありません。効率よく進めないとあっという間に所要時間が終わってしまうこともあり得るかと思います。
また、会期中、どの程度「予約を埋めるか」も重要です。予約を入れた分、自分の休憩時間は減ってしまうため、欲張りすぎないバランスは大事だと感じました。

３．フォローアップ（組織的対応）
ブース対応者が詳しくない事柄が話題となる場合、また、現地では決定・合意形成できないような場合もあるかと思います。各案件のコンタクトパーソンが現地で紹介できるような体制の準備、大会終了後に関係者でフィードバックできる機会を持つことが重要です。

最後に

今回、海外大学の担当者等と交流できたことはもちろん、日本側大学参加者の皆様、JAFSA、JASSOの皆様とも広く交流を持つことができたのは非常に良い機会でした。国内大学どうしのネットワークを深めることで得られる知識や新たな機会もあると思います。今後も、このようなイベントへの参加を通じて、国内外の大学関係者と繋がり、見識を深めながら国際交流業務に従事していきたいと思います。
改めまして、JAFSAおよびJASSOの皆様には大変お世話になりました。この場をお借りしてお礼申し上げます。

報告者：佐渡島 俊輔
九州大学
ストックホルム・
リエゾンオフィスコーディネーター