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NAFSA2024ニューオリンズ大会
2024年5月28日(火)～5月31日(金)
【-STUDY in JAPAN-日本合同ブース 】出展団体専用ページ

出展に関する情報をまとめて掲載してまいります。事前準備にご活用ください。
大会全体の情報は、下記公式サイトの方で随時ご確認ください。
◎NAFSA 2024 公式サイト
⇒ https://www.nafsa.org/conferences/nafsa-2024-annual-conference-expo

大会会場は「New Orleans Ernest N. Morial Convention Center」です。

※下記の準備説明やNAFSA大会公式サイトをご覧いただいた上で、不明点があれば 《 JAFSA事務局 》 (クリックでアドレス表示)までお問合せください。

Menu：出展準備リスト
(各項目をクリックすると当該箇所に飛べます)

1. 大会スケジュール(日本ブースの活動予定)
　1-a) ブース設営日の入場時間：5/29(月)午後予定
　1-b) 日本ブース出展者オリエンテーション：5/29(月)午後予定
2. 日本ブースの「会場内位置」「各団体配置図」
3. 出展者「参加登録」 (無料/有料)
4. 参加者リスト利用方法
5.「追加家具」「赤富士テーブルクロス」「団体名バナー」
6. 荷物送付(NXクーリエサービス株式会社様へ) (有料、任意)
7. 公式ホテル予約 (有料、任意)
8. その他各自で準備 … 現地携帯電話、Wi-Fi、保険、ESTA等
9. Covid-19 関連情報

1. 大会スケジュール(日本ブースの活動予定)

NAFSA2023大会中の日本ブースの活動予定は、開催が近づいてきましたら、一覧表にまとめてお知らせします。(2023年3-4月頃を予定)

◆出展団体の皆様の基本スケジュールは「2023年5/29(月)設営準備(具体的な時間はNAFSAからのExhibitor Manual発表待ち)、5/30(火)～6/2(金)まで出展参加」です。
従いまして「遅くとも5/29(月)午前中までにワシントンDC入り」「早くとも6/2(金)夕方以降にワシントンDC出発」で出張予定を組んでください。
※以下は大会プログラム《 NAFSA 2023 Schedule-At-A-Glance 》より抜粋、最新情報は左記のリンク先よりご確認ください。
(表の時間は、米国ワシントンDC現地時間です)

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1-a) ブース設営日の入場時間：2023/5/29(月)午後予定

2023/5/29(月)はブース設営日。出展団体の皆様は (( 午後を予定、具体的な時間はNAFSAからの発表を待って調整・決定します)) の時間内にご自分のブースの展示準備をしてください。

1-b) 日本ブース出展者オリエンテーション：2023/5/29(月)午後予定

2023/5/29(月)午後 ((具体的な時間は追ってご連絡します)) に「出展者オリエンテーション」を日本ブースにて実施。
初心者向けで参加は任意ですが、NAFSA参加は初めて、久しぶりという⽅はご参加下さい。また⼀団体より⼀名の参加で構いません。

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2. 日本ブースの「会場内位置」「各団体配置図」　(画像はクリックで拡大)

NAFSA2023大会の「STUDY in JAPAN」(日本合同ブース) は、出入口から見えやすい場所で、NAFSA Pavilion (会場の中心地)の近くと、動線が良く目立つ位置にあります。ブース番号は「#633と#533」です。

◎大会公式サイト ⇒《 2023 Expo Floor Plan 》
(展示フロアー全体の様子や個々のブースの詳細が確認できます。Firefoxでご覧ください)

※日本ブース内での「各出展団体の配置」や「シェアブースの組合せ」は、追ってお知らせ致します。
(3月下旬頃を予定)

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3. 出展者「参加登録」 (無料/有料)

NAFSA年次大会参加には、JAFSAへのブース申込みとは別に、出展者全員【参加登録手続き】が必要です。
◎NAFSA公式サイト「参加登録」について
⇒ https://www.nafsa.org/nafsa-2023-annual-conference-expo/nafsa-2023-registration

*大会中の打合せアポイント設定のための「大会参加者リスト」が、参加登録を済ませた方限定で公開されます。参加登録をされないと、ご自身がこちらのリストにアクセスできないだけでなく、相手の方が貴学・貴殿を探すことができません。そのため、大会1か月前(4月下旬～5月上旬頃)までには登録を完了されるようお勧め致します。

<出展団体の大会参加登録方法>
(NAFSAより詳細連絡入り次第、追って掲載致します。３月下旬～４月上旬頃を予定)
※『出展団体』として開場前に大会会場入りするためには、必ず”Exhibitor”として大会参加登録する必要があり、Exhibitorとしての大会参加登録はSTUDY in JAPAN OrganizerであるJAFSA事務局を通じてのみ登録が可能です。絶対にNAFSA公式大会HP上のRegistrationページから大会参加登録せぬよう、ご注意ください。

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4. 参加者リスト利用方法

大会参加者リストは、５月上旬を目途に、大会参加登録完了した人がアクセスできるOnline PlannerあるいはMobile App上に掲載される予定です。

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5.「追加家具(テーブル、椅子)」「赤富士テーブルクロス」「団体名バナー」

１．ブースで使用する追加家具(テーブル、椅子)の申込について：
◎【基本家具】1ブースあたりデフォルトで用意されている「基本家具」は下記。
出展費の中に含まれています。
　　「資料置きカウンター」×1台 、「打合せ用丸テーブル」×1台、「打合せ用椅子」×4脚
◎【基本家具】以上の家具がブースで必要な場合、追加家具の注文を「有料」にて承ります。
　※現地で「家具が足りない」と言われても対応できません。
　※現地でJAFSAやJASSOからの貸し出しは行っていません。
　※隣のブースの家具(椅子)が空いているからと借用して使うことは厳禁(各団体様の出展費で賄っている家具です)。
　※大会会場内の休憩場等に椅子の設置がありますが、ブースへ持ってきて使用することも厳禁です。
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■「打合せ用丸テーブル」…追加料金:1台「●●円」(手数料込)
追加は1台まで(スペース上基本家具と合わせて計2台までが限界)
■「打合せ用椅子」…追加料金:1脚「●●円」(手数料込)
追加は４脚まで(スペース上基本家具と合わせて計8脚までが限界)
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２．赤富士テーブルクロスの申込について：
＜ブース装飾資料＞にも画像を掲載しましたが「資料カウンター」には「赤富士テーブルクロス」をかけて使用致します。
★「赤富士テーブルクロス」は日本ブースの「統一装飾」です。各団体独自のクロスやタペストリー等は使用できません。
★シェアブースであっても「両団体ともに」現地にお持ちください。
★赤富士の絵が描いてある布と、STUDY in JAPANという文字が描かれている布と「2枚で1セット」です。
★新規出展でお持ちでない団体様、または紛失・汚破損等で再作成されたい団体様は、注文をお願い致します。送料込みで一式(2枚で1セット)「●● 円」(税込・手数料込)。
　JAFSAが注文を取り纏め、メーカーより直納となります。
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★「追加家具」・「赤富士テーブルクロス」発注希望の方は、
【4/●●日　正午12:00までに】にお申込み下さい。
追加家具・赤富士テーブルクロス発注申込フォーム⇒　(( 追って掲載致します )) 
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※「追加家具」「赤富士テーブルクロス」料金は、大会後の出展費残額精算の際に出展残額費用と合わせて注文した団体へ個別に加算してご請求申し上げます。

３．団体名バナーについて
団体名バナーの装飾はあくまで任意ではありますが、多くの出展団体がお持ちになります。
★各大学・機関デザインのものをお持ちください。視野を遮ったり人の出入りを妨げたりせぬよう「高さ160cm」「幅80cm」以内でお願いします。
★バナー以外のもので、自立式で、ブース脇に立てて団体名表示ができるもので代用されてもOK。
★団体名バナーはデザイン交渉も必要なため、JAFSAで取り纏め発注は行っておりません。各団体ごとに任意の業者さんで作成をお願いします。
★バナー作成業者に心当たりが無い場合、JAFSAで作成業者さんを紹介する事は可能です。（作成費約3万円。紹介で5%程度割引がききます）。
★デンバー大会に間に合わせるためにはGW前にデザイン決定する必要があるそうですので、お早目にJAFSAへお問い合わせください。

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6. 荷物送付(NXクーリエサービス株式会社様へ) (有料、任意)

◆ 荷物送付とは：
「NXクーリエサービス株式会社（旧：日本クーリエサービス株式会社、以下“NXC様”）」が、現地の指定業者と連動して大会会場内まで、出展団体の皆様の荷物を届けてくださる「有料」のサービス。ご利用は任意です。

↓↓↓  (詳細は4月中旬頃にご案内いたします。以下は2022年大会の内容です) ↓↓↓

◆送付できるのは：
【紙類(団体紹介パンフレット、資料) および「団体名のバナーのスタンド（骨組み）」】のみ。(バナーのスタンドは【最長辺110cm以下】)
※バナーの生地部分、赤富士テーブルクロス、その他の繊維素材は米国での入国で留め置かれる、または課税される等の恐れがあり、当該団体様のみでなく、他の団体様の荷物搬入の遅延を招くこともあります。絶対に入れないでください。
※ブースで配布するグッズ(ペン、メモ用紙、付箋など)、梱包用品(ガムテープ、文具類)など梱包されないようにご注意下さい。

◆NAFSA会場内への送付となります。宿泊先など他の場所への送付は承っておりません。
◆もしもの遅配に備え、パンフレットや学校案内の紙類も全て送付せずに、一部は手持ちで直接会場にお持ちになるようにお願い申し上げます。
◆NXC様以外の業者さんに依頼されても構いませんが、その場合は、NAFSA会場内に届けることができません。ホテルなど他の場所で受け取り、ご自分で会場に運び入れることになります。(会場内に入れるのは、現地の大会指定業者のみ。そちらとNXC様は連携されています)

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NXクーリエサービス様に荷物送付を依頼される方は、資料(1-3)を下記よりダウンロードしてください。
   (( URLを追って掲載致します ))
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●<4/●●日まで>　(4月下旬頃)
　「発送指示書（資料2)」をNXC様にメールで送付。
●<4/●●日まで>「荷物搬入」(4月下旬頃)
　送付荷物を、国内宅配業者をご利用にてNXC様に必ずこの日までに到着でお届けください（早い分には構いません）。
※荷物送付の段ボールに貼る「発送ラベル（資料3）」に、「参加団体名」と「個数」を必ずお書きください。現地会場内で、荷物を開封せずに仕分けるために必要な情報となります。
ブース番号は、実際の配置に関わらず「((ブース番号決定次第お知らせします)) 」で統一記載をお願い致します。

★お支払い
大会終了後に、NXC様から各団体様へ直接ご請求となります。(JAFSAからの皆様へ請求する出展費用残金請求とは異なります)
※請求に関して発行の日付や宛名、期日など請求書に関するご指定がある場合、NXC様に直接ご相談ください。

◎大会終了後の日本への返送については、JAFSAで取りまとめはしておりません。
(NXC様も、返送については担当されていらっしゃいません。返送代が、日本から送るよりも高くつく可能性があるので、あまりお勧めしないとのこと)
◎余った資料類を、現地で破棄するか各自でお持ち帰りになるか、或は業者に返送を依頼するか、各団体様のご判断にお任せしますが、返送費のことを考えると、あまり多く持ち込み過ぎないことをお薦め致します。
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荷物送付に関するお問合せは、NXクーリエサービス様に直接お願い致します。
(資料１PDF資料「資料発送案内書」の最後に、NXクーリエサービス様の連絡先の記載がございます)
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7. 公式ホテル予約 (有料、任意)

NAFSAが大会参加者用に、会場近辺のホテルを押さえており、そのホテルを便宜上「公式ホテル」と呼んでいます。公式ホテルの予約は、NAFSA大会サイトから行えるようになっています。
会場に近くて費用も手頃という条件の良い部屋は、毎年すぐに売り切れてしまいます。早目の予約をお勧めしています。

◆NAFSA大会公式ホテル予約開始のご案内
【2023年3月1日正午(米国東部標準時、日本時間では3月2日午前2時)より】予約開始となります。
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(1) 「予約可能なホテル一覧」が大会公式サイトに出ています。
NAFSA2023大会公式ホテルのサイトはこちら

(2) 各ホテルの位置は下記の「地図」よりご覧になれます。
NAFSA2023大会公式ホテルの地図はこちら
どこのホテルを予約するか決めておき、3/1正午(日本時間3/2午前２時)以降に(1)にアクセスすると
「予約画面」がOPENになっているので、そちらから予約手続き、となります。
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※大会公式ホテル予約の為に事前に「大会参加登録」するは必要ありません。
※上記の大会公式ホテルからの予約は必須ではありません。日本の深夜に予約作業をするというのも大変ですので、Booking.com等のサイトからの予約、旅行代理店を通しての予約、でも問題ありません。

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8. その他各自で準備 … 現地携帯電話、Wi-Fi、保険、ESTA等

●　現地携帯電話、モバイルWi-Fi
適宜各自でご用意ください。大会会場の無料Wi-Fiはあまり強くありません。メールの送受信程度で、動画サイトへのアクセスや重いファイルのやり取りには向いていません。来場者の多い時間帯は、特に繋がりにくくなります。また、米国のホテルは、Wi-Fi利用に別途料金がかかるところもあります。
滞在中の通信利用状況に応じて、各自で予めご用意をお願い致します。

●　海外旅行保険
各大学・機関様の出張規定に沿って各自でご手配ください。特にコロナ禍でもあるため、コロナ診察・治療等も含まれた保険が良いかと思います。
[ご参考] JAFSA賛助会員「ジェイアイ傷害火災保険(株)」様の海外旅行保険「たびほ」
←「たびほ」が最適であるとJAFSAが保証するものではありません。ご利用は皆様各自のご判断でお願い致します。

●　ESTA
言わずもがなのことではありますが、米国渡航には「ESTA」が必要です。各自でご準備ください。
[ご参考] 米国渡航者のESTA申請 ⇒《外務省のホームページ》

●　コロナ感染対策用品
日本ブースとしてご用意する、仕切りパネル、消毒剤などのコロナ感染対策用品は【ございません】。
ご心配な方は、日本から手持ちでご持参いただくか、現地のドラッグストア、スーパー等で購入して持ち込むか、で用意をお願い致します。

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9. Covid-19 関連情報

※共有できる事項をお知らせしてまいりますが、JAFSAが責任を負うものではございませんこと、ご了承ください。最終的には皆様各自のご判断でのご対応をお願い致します。

日本-米国の入出国に関するリンク集です。
★★必ず各自で最新の正しい情報をご確認ください★★

◎在日米国大使館と領事館
「渡米前のCOVID-19検査及びワクチン接種の要件」

◎在アメリカ合衆国日本国大使館
「新型コロナウイルス関連情報」
→「米国への入国をご予定の方へ」
→「日本への帰国をご予定の方（日本国籍の方）へ」

◎厚生労働省
「日本入国時の検疫措置」

◎Visit Japan Webサービス (入国手続オンラインサービス)
入国手続き「検疫」、「入国審査」、「税関申告」をウェブで行うことができるサービスです。
海外から入国される方のほか、日本に帰国される方もご利用頂くことができます。
※利用の流れなど、詳細は下記にてご確認ください。
⇒ https://vjw-lp.digital.go.jp/

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